Schneller und performanter dank Cached API Gateway: Hochschulen digitalisieren mit Studo Flow

Seit 2016 ist Zoltán Sasvári an Bord des Studo-Teams. Als erster offizieller Mitarbeiter hat er gemeinsam mit den Gründer*innen die Studo App konzipiert, aufgebaut und weiterentwickelt. Durch seine Arbeit als Backend Developer legt Zoltán die Basis für die Studo App und unsere weiteren Software-Projekte – damit diese sicher, schnell und ohne Ausfälle funktionieren.

In diesem Blogpost wollen wir gemeinsam mit Zoltán zwei Innovationen vorstellen: Zum einen wird er von Studo Cached API Gateway erzählen. Mit dieser neuartigen Möglichkeit können die Daten von Studierenden über standardisierte Schnittstellen in der Studo App angezeigt werden.

Zum anderen stellt Zoltán sein Herzensprojekt vor: Studo Flow. Mit der ersten europäischen Software-as-a-Service-Plattform (SaaS), die sich auf Hochschulverwaltung spezialisiert, helfen wir Hochschulen dabei Prozesse zu digitalisieren – schneller, sicherer und einfacher als je zuvor. An Studo Flow als Basis docken bereits zahlreiche Module an, die Anwendungsfälle aus der Administration vereinfachen.

Zoltán, du kennst die Studo App und auch Campus-Management-Systeme wie CAMPUSonline wie deine eigene Westentasche. Beginnen wir deshalb ganz am Anfang: Wie dockt die Studo App aktuell an Hochschulsysteme an, um die Daten der Studierenden anzuzeigen?

An den meisten Hochschulen nutzt die Studo App direkt die öffentlich verfügbaren Web-basierten Schnittstellen eines Campus-Management-Systems (HTTPS, HTML, JSON, XML, iCal). Die Funktionsweise der Studo App ist dabei ähnlich wie eines Webbrowsers, der lokal am Endgerät der Benutzer*innen gewisse Informationen für den schnellen Abruf cached und mobil optimiert anzeigt. Diese Informationen werden dabei immer wieder vom Campus-Management-System zum Endgerät des Users heruntergeladen (zum Beispiel beim Appstart oder wenn der User manuell die Appdaten durch Herunterziehen in der App aktualisiert). Dabei geben unsere Server vereinfacht gesagt Instruktionen an das Gerät der Nutzer*innen, welche Seiten aufgerufen werden sollen und wo Informationen auf diesen Seiten zu finden sind.

Unser Server kommuniziert also nicht direkt mit dem Hochschulsystem, sondern – wie ein Webbrowser – einfach über das Handy des Users und die Studo App zeigt die Informationen dann übersichtlich an.

(Mehr über die Funktionsweise des Studo Browsers finden Sie hier.)

Mit Studo Cached API Gateway hast du nun eine ganz neue Lösung entwickelt, um Informationen von Hochschulsystemen in der Studo App anzuzeigen. Wie ist diese Alternative entstanden?

Mit der Studo App können Studierende genau ihre Informationen sehen, die sie als im Campus-Management-System eingeloggter Benutzer visualisiert bekommen. Manche Hochschulen möchten aber darüber hinaus noch weitere Informationen in der App verlinken bzw. anzuzeigen. Um dies unkompliziert abzuwickeln, haben wir eine standardisierte Schnittstelle entwickelt, mit der man ein oder mehrere Systeme der Hochschule direkt mit der Studo App verknüpfen kann.

Was sind die Vorteile einer API-Gateway-Lösung?

Ein Vorteil ist die bessere Performance: Die synchronisierten Daten werden nicht nur am Endgerät des bzw. der Nutzer*in, sondern auch am API-Gateway-Layer gecached. Diese Cache-Schicht zwischen Nutzer*in und Campus-Management-System ist durch In-Memory-Caching und horizontaler Container-Skalierung auf eine hohe Zugriffszahl optimiert, ohne dass dies zu erhöhtem Datenbankload führt: Der Load am Campus-Management-System ist dadurch statisch mit nur wenigen Hundert Requests pro Stunde, unabhängig wie viele Nutzer*innen gerade ihre Informationen des Campus-Management-Systems aufrufen.

Desweiteren erlaubt eine standardisierte Schnittstelle, dass eine Hochschule weitere Systeme wie zum Beispiel Microsoft Teams direkt verknüpfen kann, ohne dass ein technischer Aufwand auf Seiten der Hochschule anfällt.

Wie funktioniert die Datenverarbeitung bei der API-Gateway-Lösung?

Studo Flow bietet einerseits vollständige Schnittstellen für diverse Campus-Management-Systeme an (z. B. CAMPUSonline oder VIS, mehr dazu hier). In diesem Fall muss die Hochschul-IT diese auf ihrer Seite nur konfigurieren – es fällt somit kein Programmieraufwand an. Auf Anfrage können wir auch weitere Campus-Management-Schnittstellen programmieren.  

Andererseits bietet Studo Flow eine standardisierte und öffentlich dokumentierte JSON-Schnittstelle an, mit der beliebige Systeme einer Hochschule verbunden werden können. Insbesondere bei System-Eigenentwicklungen von Hochschulen ist dies eine praktikable Lösung. In beiden Fällen kann Studo Flow inklusive Studo Cached API Gateway in einem ISO-Zertifizierten Rechenzentrum in der EU oder direkt von der Hochschule im Rechenzentrum der Hochschule betrieben werden.

Wenn sich Hochschulen dafür interessieren, die Studo App über das Studo Cached API Gateway anzubinden: Wie würde das konkret funktionieren?

Wenn eine Hochschule unsere API-Gateway-Lösung einsetzen möchte, schauen wir zuerst einmal, welches Campus-Management-System sie nutzen. Bei CAMPUSonline zum Beispiel geht das dann recht einfach und schnell, da die technische Infrastruktur dank unserem Open Source “Studo Services ConX Plugin” schon fast komplett vorhanden ist – wir kooperieren ja bereits seit mehreren Jahren mit dem CAMPUSonline-Team. Dieses Plugin ist unsere standardisierte Basis für Studo Flow und damit auch für Studo Cached API Gateway. Dabei wird dieses Modul so wie alle anderen CAMPUSonline Plugins direkt als Docker-Container auf der CAMPUSonline-Infrastruktur gehostet.

Bei anderen Campus-Management-Systemen gibt es zwei Varianten:

• Die Hochschule integriert die öffentlich dokumentierte standardisierte JSON-Schnittstelle von Studo Flow. (technische Spezifikation)

• Wir programmieren eine neue Anbindung. Dabei stimmen wir uns mit der IT-Abteilung ab und können dann eine Einschätzung treffen, wie schnell und mit welchem Aufwand wir Studo Flow dort anbinden können.

Du arbeitest gerade intensiv an Studo Flow – die technische Basis für viele weitere Digitalisierungsprozesse. Aber was genau kann man sich unter Studo Flow nun vorstellen?

Mit Studo Flow haben wir die erste europäische Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) gebaut, die sich speziell auf Hochschulverwaltung fokussiert. Unser Ziel ist es, Hochschulen dabei zu unterstützen, ihre Prozesse einfach, rasch und ohne große Entwicklungsressourcen zu digitalisieren.

Studo Flow ist die digitale Infrastruktur für unsere digitalen Prozesse – genannt “Module” –, die eine Hochschule wie Bausteine je nach Bedürfnis andocken und kombinieren kann.

Welche Prozesse bzw. “Module” werden in Studo Flow vereint?

Unsere Module drehen sich um Prozesse in der Verwaltung, die wir für Hochschulen digitalisieren: Mit unserer digitalen Anwesenheitsliste reduzieren wir zum Beispiel den administrativen Aufwand in der Erfassung von Anwesenheiten, unser Türöffnungssystem ersetzt Schlüssel und Karten durch das Smartphone und mit unserem Modul für Gruppen-Registrierung können Studierendengruppen einfach und schnell organisiert und koordiniert werden. Auch Studo Cached API Gateway ist ein Studo Flow Modul.

Müssen Module in Studo Flow verwendet werden, oder kann es auch nur als Cache für die Studo App benutzt werden?

Alle Module in Flow sind optional, so auch der Cache für die Studo App. Es liegt dann in der Entscheidung der Hochschule, welche Funktionalität sie aktivieren möchte.

Danke für die spannenden Einblicke, Zoltán.

Informationen zu Studo Flow finden Sie hier.