Administrative Hochschulprozesse digitalisieren - am Fallbeispiel Digitale Anwesenheitsliste

Wie können Hochschulen administrative Prozesse digitalisieren? Ein Überblick über das Thema e-Administration und ein Einblick in eine erstmalige Entwicklung in Österreich: die digitale Anwesenheitsliste.

von Isabella Zick
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Die digitale Transformation im Hochschulsektor betrifft die drei großen Bereiche Lehre, Forschung und Administration gleichermaßen. In diesem Blogpost wollen wir aber insbesondere auf Prozesse in der Verwaltung eingehen und darauf, wie Hochschulen hier mit digitalen Lösungen Zeit und Geld sparen können.

e-Administration: Digitale Lösungen in der Hochschulverwaltung

„Verwaltungsabläufe durch digitalisierte Prozesse einfacher und effizienter gestalten” ist eines der Ziele von e-Administration, so das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF). Durch digitale Prozesse soll es möglich sein, Aufgaben in der Hochschulorganisation effizienter zu erledigen und Mitarbeiter*innen unnötig viel Zeit und Aufwand zu ersparen. Wenn bürokratische und administrative Aufgaben weniger Raum einnehmen, wird außerdem mehr Freiraum für Forschung und Lehre geschaffen.

Eine bereits sehr etablierte digitale Struktur im Hochschulsektor sind die Campus-Management-Systeme. Diese wickeln – je nach System – Prozesse des gesamten Student-Life-Cycles, sowie Prozesse in der Verwaltung und Forschung ab. Als Studierende*r managt man also über das Campus-Management-System alle Prozesse – von der ersten Inskription bis zum Abschluss als Alumni. Für Lehrende werden alle Lehrveranstaltungen, Prüfungen und die damit einhergehenden Abläufe über das Campus-Management-System abgebildet. Und Mitarbeiter*innen in Forschung oder Verwaltung finden die jeweiligen Datenbanken, Ressourcen der Hochschule und vieles mehr über diesen digitalen Campus.

Digitale Alternativen in der Administration: Fallbeispiel Anwesenheitsliste

Um digitale Prozesse im Sinne der e-Administration einzuführen, lohnt es sich, jene analogen Prozesse zu überdenken, mit denen Hochschul-Mitarbeiter*innen und Studierende tagtäglich zu tun haben. Vielleicht kennen Sie diese Situation:

Eine Vorlesung beginnt, der Hörsaal ist voll besetzt. Bevor der oder die Vortragende mit den Inhalten beginnen kann, wird zuerst auf eine Liste aufmerksam gemacht, die nun während der Vorlesung von vorne nach hinten und durch alle Hände der Studierenden wandert. Mit vielen Autogrammen versehen kommt die Anwesenheitsliste am Ende der Vorlesung zu den Vortragenden zurück – manche Unterschriften fehlen zwar, aber diese Studierenden sind anscheinend in dieser Vorlesung nicht im Hörsaal gewesen. Am Ende des Semesters werden die Listen dann zusammengetragen und die Anwesenheiten ins System eingetippt. Die daraus resultierende Präsenzquote der Studierenden trägt mit zu einem positiven oder negativen Abschließen der Lehrveranstaltung bei.

Dieser Vorgang ist Standard an Universitäten und Fachhochschulen in Österreich und Deutschland. Doch es gibt einige Herausforderungen dieses analogen Prozesses, die eine digitale Alternative einfach lösen könnte. Zum Beispiel beim Thema Datenschutz: Hochschulen ist der Schutz von Hochschuldaten und der Daten ihrer Studierenden sehr wichtig. Wie in unserem Beispiel genannt, wandert eine Anwesenheitsliste oft durch sehr viele Hände – Unterschriften, Namen und Matrikelnummern inklusive. Ein sicherer Umgang mit diesen personenbezogenen Daten wäre eine große Chance für digitale Lösungen. Auch die Transparenz fordert diesen analogen Prozess heraus: Wer als Studierende*r nicht selbst notiert, wie oft man in der Vorlesung war, erfährt erst am Ende des Semesters, ob die Anwesenheitsquote ausreichend war oder nicht. Mit einer digitalen Lösung könnten sowohl Studierende als auch Lehrende diese Information in Echtzeit abrufen. Zeit- und Ressourcenersparnis ist einer der großen Vorteile der e-Administration. So auch beim Beispiel der Anwesenheitsliste: Das Sammeln der Unterschriften während der Vorlesung, das Eintragen der Anwesenheiten und das Auswerten danach – das alles kostet Vortragenden wertvolle Zeit. 

Die erste digitale Anwesenheitsliste in Österreich

„Diesen Prozess müssen wir doch irgendwie digitalisieren können” – mit dieser Idee kam die Fachhochschule CAMPUS 02 im Frühjahr 2021 auf Studo zu. Gemeinsam wurden bereits Digitalisierungsprojekte wir der digitale Studierendenausweis oder eine Mitarbeiter*innen-App umgesetzt. Die digitale Anwesenheitsliste war aber für beide Seiten etwas ganz Neues. Eine digitale Anwesenheitsliste, mit der Studierende über ihr Smartphone in einer Vorlesung einchecken können. Mit der Lehrende auf einen Blick sehen, wer anwesend ist und wer sich für diesen Tag abgemeldet hat. Mit der in Echtzeit Anwesenheitsquoten berechnet werden und für Verwaltung, Lehrende und Studierende einsehbar sind.

Beispielhafte Darstellung der Digital Attendance List für Lehrende

Ein halbes Jahr lang wurde intensiv an diesem Projekt gearbeitet. Schnittstellen zwischen Campus-Management-System und der Studo-Infrastruktur wurden geschaffen, verschiedenste Use-Cases durchdacht und Webinterface sowie Web-App entwickelt. Für das Wintersemester 2021/2022 ist die Alternative zu Stift und Papier fertig und wird als erste digitale Anwesenheitsliste in Österreich an der FH CAMPUS 02 ausgerollt.

Vorteile einer digitalen Anwesenheitsliste

Die digitale Anwesenheitsliste von Studo ist eine zu 100 % DSGVO-konforme Lösung und ermöglicht sowohl für Mitarbeiter*innen einer Hochschule als auch individuell für die Studierenden einen Überblick über Anwesenheitszeiten in Echtzeit. Lehrende können die Anwesenheit ihrer Studierenden mittels Live-QR-Code einfach erheben – egal ob in Präsenzveranstaltungen oder im Online-Unterricht. Über die digitale Anwesenheitsliste können Studierende auch Anträge auf Freistellung und auf nachträgliches Eintragen einreichen. Diese Anträge können direkt im Webtool von Hochschul-Administrator*innen bearbeitet werden und freigestellte Stunden werden sofort in den Präsenzzeiten der Studierenden abgebildet.

Um die Digital Attendance List „in Action” zu sehen, können Sie die Demo-Version hier live testen. Für weitere Informationen zur digitalen Anwesenheitsliste kontaktieren Sie sehr gerne unseren Kooperationsmanager Lorenz Schmoly.

Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Spätestens seit der Corona-Pandemie hat eine Vielzahl von Hochschulen Microsoft Teams im Einsatz. Die Software für Videokonferenzen und digitale Kollaboration ermöglichte damals einen einfachen Umstieg von Präsenz auf digitalen Unterricht und ist auch heute kaum mehr aus der Lehre wegzudenken, denn: Der hybride Modus hat seine Vorteile gezeigt und wird laut aktuellem Stand auch zukünftig an den Hochschulen zum Einsatz kommen.

Bei der Digital Attendance List haben wir einige Synergien mit Microsoft entdeckt und den Kontakt zu dem dortigen Entwicklungsteam gesucht. Wir freuen uns sehr, nun offizielles Mitglied des Microsoft-Partner-Netzwerks zu sein und dadurch einen offenen Kommunikationskanal mit dem Entwicklungsteam zu haben, der bei der Entwicklung unserer Plug-ins sehr hilfreich war. Sollte in Zukunft plötzlich ein Problem auftreten, das die Funktionsweise der Digital Attendance List in Microsoft Teams beeinträchtigt oder limitiert, können wir so einfach Kontakt zu Microsoft aufnehmen und dieses Problem schnell lösen.

Plug-in für Microsoft Teams

In Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam von Microsoft haben wir ein Plug-in und ein Add-on für die Digital Attendance List entwickelt, das die Anwesenheitskontrolle über Microsoft Teams erleichtert.
Das “Teams Sync Plug-in” synchronisiert automatisch und regelmäßig alle relevanten Kurse, Gruppen und Events vom Campus-Management-System in Microsoft Teams. Dann werden, ausgehend von den Kursen, Teams und Team-Channels für die Studierenden und Lehrenden erstellt. Das Plug-in erkennt und synchronisiert sogar Änderungen nach Beginn des Semesters, zum Beispiel wenn ein*e Studierende*r von einem Kurs an- oder abgemeldet wird. Das spart wiederkehrenden administrativen Aufwand und bietet eine verlässliche Lösung zur Synchronisierung des Campus-Management-Systems und Microsoft Teams. 

Die FH CAMPUS 02 hat sowohl die digitale Anwesenheitsliste, als auch das “Teams Sync Plug-in” im Einsatz und hat durch Feedback aus dem Hochschulalltag maßgeblich zu dessen Entwicklung beigetragen.
Ab dem Wintersemester 2022/23 kann das “Teams Sync Plug-in” an Hochschulen, die CAMPUSonline im Einsatz haben, ohne jeglichen Set-up-Aufwand in Betrieb genommen werden. Dies ist über die vorgefertigte Schnittstelle möglich, die wir gemeinsam mit CAMPUSonline entwickelt haben und die ohne jeglichen Aufwand aktiviert werden kann. Alle Hochschulen mit einem anderen Campus-Management-System können das Plug-in ebenfalls nutzen. Dafür muss nur eine kleine Schnittstelle bereitgestellt werden, über die das Plug-in Zugriff auf die Kurse und Gruppen bekommt.

Add-on für die Digital Attendance List

Zusätzlich zum Plug-in haben wir ein Add-on für die Digital Attendance List entwickelt, das den Check-in bei Online-Lehrveranstaltungen automatisiert. Mit dem Add-on “Automatic Microsoft Teams Check-in” müssen die Teilnehmer*innen von Online-Lehrveranstaltungen nicht mehr den QR-Code der Digital Attendance List scannen. Stattdessen wird ihre Anwesenheit automatisch durch den Beitritt zum Anruf gespeichert. Dadurch müssen sich weder Lehrende noch Studierende um die Anwesenheitserfassung kümmern. Sie können sich auf den Unterricht konzentrieren und sparen somit Zeit. 

Datenschutz und Sicherheit

Wie bei allen Entwicklungen von Studo hat auch bei der Entwicklung des “Teams Sync Plug-ins” die optimale Umsetzung in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit oberste Priorität. Dieses Zusatzmodul wird von Studo im Auftrag der Hochschule DSGVO-konform gehostet, damit möglichst wenig Aufwand für Hochschulmitarbeiter*innen anfällt. Wie bei der Studo App und unseren weiteren Entwicklungsprojekten, handelt es sich beim “Teams Sync Plug-in” um eine zu 100 % DSGVO-konforme Lösung, die in der EU von EU-Unternehmen gehostet wird. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

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