Administrative Hochschulprozesse digitalisieren - am Fallbeispiel Digitale Anwesenheitsliste

Wie können Hochschulen administrative Prozesse digitalisieren? Ein Überblick über das Thema e-Administration und ein Einblick in eine erstmalige Entwicklung in Österreich: die digitale Anwesenheitsliste.

von Isabella Zick
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Die digitale Transformation im Hochschulsektor betrifft die drei großen Bereiche Lehre, Forschung und Administration gleichermaßen. In diesem Blogpost wollen wir aber insbesondere auf Prozesse in der Verwaltung eingehen und darauf, wie Hochschulen hier mit digitalen Lösungen Zeit und Geld sparen können.

e-Administration: Digitale Lösungen in der Hochschulverwaltung

„Verwaltungsabläufe durch digitalisierte Prozesse einfacher und effizienter gestalten” ist eines der Ziele von e-Administration, so das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF). Durch digitale Prozesse soll es möglich sein, Aufgaben in der Hochschulorganisation effizienter zu erledigen und Mitarbeiter*innen unnötig viel Zeit und Aufwand zu ersparen. Wenn bürokratische und administrative Aufgaben weniger Raum einnehmen, wird außerdem mehr Freiraum für Forschung und Lehre geschaffen.

Eine bereits sehr etablierte digitale Struktur im Hochschulsektor sind die Campus-Management-Systeme. Diese wickeln – je nach System – Prozesse des gesamten Student-Life-Cycles, sowie Prozesse in der Verwaltung und Forschung ab. Als Studierende*r managt man also über das Campus-Management-System alle Prozesse – von der ersten Inskription bis zum Abschluss als Alumni. Für Lehrende werden alle Lehrveranstaltungen, Prüfungen und die damit einhergehenden Abläufe über das Campus-Management-System abgebildet. Und Mitarbeiter*innen in Forschung oder Verwaltung finden die jeweiligen Datenbanken, Ressourcen der Hochschule und vieles mehr über diesen digitalen Campus.

Digitale Alternativen in der Administration: Fallbeispiel Anwesenheitsliste

Um digitale Prozesse im Sinne der e-Administration einzuführen, lohnt es sich, jene analogen Prozesse zu überdenken, mit denen Hochschul-Mitarbeiter*innen und Studierende tagtäglich zu tun haben. Vielleicht kennen Sie diese Situation:

Eine Vorlesung beginnt, der Hörsaal ist voll besetzt. Bevor der oder die Vortragende mit den Inhalten beginnen kann, wird zuerst auf eine Liste aufmerksam gemacht, die nun während der Vorlesung von vorne nach hinten und durch alle Hände der Studierenden wandert. Mit vielen Autogrammen versehen kommt die Anwesenheitsliste am Ende der Vorlesung zu den Vortragenden zurück – manche Unterschriften fehlen zwar, aber diese Studierenden sind anscheinend in dieser Vorlesung nicht im Hörsaal gewesen. Am Ende des Semesters werden die Listen dann zusammengetragen und die Anwesenheiten ins System eingetippt. Die daraus resultierende Präsenzquote der Studierenden trägt mit zu einem positiven oder negativen Abschließen der Lehrveranstaltung bei.

Dieser Vorgang ist Standard an Universitäten und Fachhochschulen in Österreich und Deutschland. Doch es gibt einige Herausforderungen dieses analogen Prozesses, die eine digitale Alternative einfach lösen könnte. Zum Beispiel beim Thema Datenschutz: Hochschulen ist der Schutz von Hochschuldaten und der Daten ihrer Studierenden sehr wichtig. Wie in unserem Beispiel genannt, wandert eine Anwesenheitsliste oft durch sehr viele Hände – Unterschriften, Namen und Matrikelnummern inklusive. Ein sicherer Umgang mit diesen personenbezogenen Daten wäre eine große Chance für digitale Lösungen. Auch die Transparenz fordert diesen analogen Prozess heraus: Wer als Studierende*r nicht selbst notiert, wie oft man in der Vorlesung war, erfährt erst am Ende des Semesters, ob die Anwesenheitsquote ausreichend war oder nicht. Mit einer digitalen Lösung könnten sowohl Studierende als auch Lehrende diese Information in Echtzeit abrufen. Zeit- und Ressourcenersparnis ist einer der großen Vorteile der e-Administration. So auch beim Beispiel der Anwesenheitsliste: Das Sammeln der Unterschriften während der Vorlesung, das Eintragen der Anwesenheiten und das Auswerten danach – das alles kostet Vortragenden wertvolle Zeit. 

Die erste digitale Anwesenheitsliste in Österreich

„Diesen Prozess müssen wir doch irgendwie digitalisieren können” – mit dieser Idee kam die Fachhochschule CAMPUS 02 im Frühjahr 2021 auf Studo zu. Gemeinsam wurden bereits Digitalisierungsprojekte wir der digitale Studierendenausweis oder eine Mitarbeiter*innen-App umgesetzt. Die digitale Anwesenheitsliste war aber für beide Seiten etwas ganz Neues. Eine digitale Anwesenheitsliste, mit der Studierende über ihr Smartphone in einer Vorlesung einchecken können. Mit der Lehrende auf einen Blick sehen, wer anwesend ist und wer sich für diesen Tag abgemeldet hat. Mit der in Echtzeit Anwesenheitsquoten berechnet werden und für Verwaltung, Lehrende und Studierende einsehbar sind.

Beispielhafte Ansicht der Digital Attendance List für administrative Mitarbeiter*innen

Ein halbes Jahr lang wurde intensiv an diesem Projekt gearbeitet. Schnittstellen zwischen Campus-Management-System und der Studo-Infrastruktur wurden geschaffen, verschiedenste Use-Cases durchdacht und Webinterface sowie Web-App entwickelt. Für das Wintersemester 2021/2022 ist die Alternative zu Stift und Papier fertig und wird als erste digitale Anwesenheitsliste in Österreich an der FH CAMPUS 02 ausgerollt.

Vorteile einer digitalen Anwesenheitsliste

Die digitale Anwesenheitsliste von Studo ist eine zu 100 % DSGVO-konforme Lösung und ermöglicht sowohl für Mitarbeiter*innen einer Hochschule als auch individuell für die Studierenden einen Überblick über Anwesenheitszeiten in Echtzeit. Lehrende können die Anwesenheit ihrer Studierenden mittels Live-QR-Code einfach erheben – egal ob in Präsenzveranstaltungen oder im Online-Unterricht. Über die digitale Anwesenheitsliste können Studierende auch Anträge auf Freistellung und auf nachträgliches Eintragen einreichen. Diese Anträge können direkt im Webtool von Hochschul-Administrator*innen bearbeitet werden und freigestellte Stunden werden sofort in den Präsenzzeiten der Studierenden abgebildet.

Um die Digital Attendance List „in Action” zu sehen, können Sie die Demo-Version hier live testen. Für weitere Informationen zur digitalen Anwesenheitsliste kontaktieren Sie sehr gerne unseren Kooperationsmanager Lorenz Schmoly.

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